こんにちは。スキチーノです。 大学職員歴5年ほどでして、キャリア支援課で就活対策サポートを行っています。
大学職員の仕事内容を紹介します
まず、本記事では、私立大学職員に限定してお話します。
（国立大学職員よりも、大手私立大学職員のほうが圧倒的におすすめです。）
大学職員は、約5年に1回は他部署に異動するのですが、部署によって担当する業務が全く異なります。
今回は、部署ごとに仕事内容を紹介します。
紹介する部署は、就活生から人気が高い、【国際課】【教務課】【奨学課】【キャリア支援課】【人事課】【財務課】です。
国際課
少子化に伴い、多くの大学がグローバル展開に力をいれているので、国際課は重要な部署です。
国際課は、「留学生の受け入れ」と「日本人学生の留学送り出し」の業務があります。
留学生の受け入れ
世界各国から、たくさんの留学生を受け入れます。
日本とは、文化や価値観の異なる留学生が、楽しく大学生活を送ってもらうために、授業面や生活面におけるサポートをします。
具体的な業務は、以下のとおりです。
・留学生とコミュニケーションを取りながら、履修ができているか、授業についていけてるか確認
・ビザ取得、ビザ更新の手続きサポート（日本で勉強するためには、ビザが必要）
・留学生とコミュニケーションを取りながら、大学寮で居心地よく生活を送れているか確認
日本人学生の留学送り出し
国際課の担当業務の1つが、本学大学生の留学送り出しです。
多くの大学生が、留学に興味を持ってもらうために、また、問題なく留学できるように、広報や送り出し手続きを行います。
具体的な業務は、以下のとおりです。
・SNSなどを用いて留学の広報をし、留学説明会を実施する
・ビザ申請書や、海外の大学に送付する書類作成のサポートをする
・留学中に何かトラブルがあれば、電話やメール等によりフォローする
教務課
教務課では、履修・試験・成績などに関することを担当しています。
学生の単位取得や、卒業に関係する業務ですので、ミスは許されません。
履修・試験について
履修制度は、学部や大学院によって異なり、かなり複雑です。
教務課では、複雑な履修制度を学生に理解してもらうために、適宜サポートします。
また、教務課は、公平に成績をつけるために、筆記試験を円滑に実施しなければいけません。
具体的な業務は、以下のとおりです。
・履修説明会を実施したり、学生の履修相談に対応する
・全学生の履修申し込みをシステムに落とし込む
・筆記試験が、問題なく完了するように会場を運営する
・学生が提出するレポートの不備チェックを行う
成績・在籍について
教務課は、GPAに関係する成績や、在籍（在学しているかor休学しているかor退学しているか）に関する業務を担当します。
具体的な業務は、以下のとおりです。
・授業態度や試験結果をミスなく、一人ひとりの成績をシステムに反映させる
・学生の休学に関する相談に対応する
奨学課
経済的に不安を抱えている学生は、少なくありません。
また、コロナにより、家計が急変した学生も多数います。
そのような学生に、奨学金を付与・貸与する大切な部署が、奨学課です。
お金を取り扱う部署ですので、慎重に業務を進めないといけません。
また、奨学生（奨学金をもらう学生）に採用されなかった保護者からクレームがくることもありますが、落ち着いて対応しないといけません。
奨学課の担当業務は、「奨学金受け付け」と「奨学金の交付」にわかれます。
奨学金受け付けについて
奨学金は、学校独自のもの、日本学生支援機構が実施しているもの、各種団体が実施しているものなど、たくさんあります。
奨学課は、奨学金の広報から、書類の受け付けなどを担当しています。
具体的な業務は、以下のとおりです。
・奨学金の説明会を実施し、学生に奨学金制度について理解してもらう
・奨学金の申込書を受け付けて、不備がないか確認する
奨学金交付について
奨学課は、奨学金の申込書を受け付けたあとに、しっかりと決められた期間・金額を付与します。
具体的な業務は、以下のとおりです。
・奨学金の申請者と面接を実施する
・奨学生に決定通知をし、奨学金を給付する
・奨学生に採用されなかった保護者のクレームに、落ち着いて対応する
キャリア支援課
学生の就職のサポートを行うのが、キャリア支援課。
全学生が、納得する就職活動にするために、イベントを実施したり、ES添削したりしています。
キャリア支援課の業務は、「学生対象に行うこと」と「企業対象に行うこと」にわかれます。
学生対象に行うこと
インターンシップや就職活動は、さまざまな情報がネットに溢れており、混乱している学生はたくさんいます。
正しく情報を伝えることが大切です。
また、就活生が内定を勝ち取るために、就活生のES添削や、面接対策をいっしょに行います。
具体的な業務は、以下のとおりです。
・学生に就職活動について理解してもらうために、説明会を実施する
・就活生のESに関する質問に対応する
企業対象に行うこと
キャリア支援課は、企業と良好な関係性を保つことも大切です。
企業との良好な関係性があれば、大学のブランドが保たれて、就活生の印象も少なからず良くなります。
具体的な業務は、以下のとおりです。
・企業に訪問し、昨今の就活状況について懇談する
・会社説明会を学校にて行っていただくための手続きを行う
人事課
大学は、教職員がいないと成り立ちません。
職員の採用や、勤労管理を担当するのが人事課です。
人事課では、「採用について」と「教職員について」の業務があります。
採用について
大学の職員応募者を増やすために、他大学と差別化した広報をすることや、適切な採用フローによって採用者を決定しないといけません。
具体的な業務は、以下のとおりです。
・多くの人が、大学の職員に興味を持ってもらうために、SNS等を用いて広報する
・新卒、中途採用説明会を実施する
・ESの確認をすることや、採用面接を実施する
教職員について
教職員が不満なく、働ける環境を整備することも人事課の業務です。
具体的な業務は、以下のとおりです。
・月末に教職員の給与振り込み手続きをおこなう
・職員の能力向上のために、研修を企画、実施する
・職員の昇格面接を実施する
財務課
さいごに、お金を管理する財務課についてです。
財務課は、「予算管理」 と「決算」について担当しています。
予算管理について
大学は、各部署で毎年度の予算（年間の収支計画）がきまっています。
財務課にて、予算が適切に各部署に振られているか管理します。
予算は、大学のビジョンを成し遂げるための裏付けになりますので、予算管理は大切です。
具体的な業務は、以下のとおりです。
・大学全体の収支計画を、各部署に説明する
・各部署の予算申請を取りまとめる
・各部署が予算を超過していないか、チェックする
決算について
財務課では、決算業務を担当しています。
決算書類は、文部科学省に提出しますし、ミスは許されません。
具体的な業務は、以下のとおりです。
・法律を確認しながら、適切な決算書を作成する
・作成した決算書を、文部科学省に提出、ステークホルダーに公開する
大学職員の魅力について
大学は、様々な部署がありますが、すべての部署における最終的な目標は、「学生の成長」です。
職員は、学生の成長に関わることのできます。
それも自分の企画やアイディアが、優れていれば優れているほど、学生は成長していきます。
かなりやりがいのある仕事ですよ。
新卒で大学職員になる方法とは？
新卒で大学職員になる方法は、一般企業と同じく、エントリーシート・面接・筆記試験などの選考に通ることです。
求められている資格やスキルはありませんが、大学職員第一希望であれば、TOEIC・MOS・日商簿記のいずれかを取得するべきです。
また、どこの大学出身者でも応募することができます。
一般企業の就活と同じく、対策としては、自己分析・テスト対策・業界研究です。
ただ、大手の大学職員であれば、倍率が約50倍〜150倍です。
つまり、150倍ということは、150人の応募者のうち149人が落ちて、1人しか通りません。
新卒大学職員の難易度は、控えめに言ってたかいです。。
しかし、しっかりと対策をすることで、十分戦えます。
しっかり業界研究・企業研究・自己分析をすることが大切です。
自由になるために、私立大学職員を目指す
私立大学職員は、ノルマなし・残業なし・高給与なので、人生がほんまに自由です。
自由な人生を堪能するために、私立大学職員を目指すのもありですよ( ´ー｀)
では！！